Informationspflicht für Bewerberinnen und Bewerber (Datenschutzerklärung)
Diese Informationspflicht gilt für Kandidatinnen und Kandidaten, die an von DEVENTON D. MATCZAK N. MATCZAK SPÓŁKA JAWNA im Auftrag von Arbeitgebern mit Sitz in Polen, der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) durchgeführten Rekrutierungsverfahren teilnehmen, einschließlich ausländischer Zeitarbeitsagenturen, die Arbeitnehmer an Einsatzunternehmen überlassen. Die männliche Form „Bewerber“ wird ausschließlich aus Gründen der Vereinfachung und besseren Lesbarkeit verwendet. Alle Bestimmungen dieser Informationspflicht gelten gleichermaßen für Bewerberinnen und Bewerber.
1. Verantwortlicher und Kontaktdaten
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist DEVENTON D. MATCZAK N. MATCZAK SPÓŁKA JAWNA, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, Polen, Steueridentifikationsnummer (NIP): PL7831810484, eine in das Nationale Register der Arbeitsvermittlungsagenturen unter der Nummer 23784 eingetragene Arbeitsvermittlungsagentur, im Folgenden „Deventon“ oder „Verantwortlicher“ genannt.
Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie den Verantwortlichen per E-Mail unter rodo@deventon.pl, schriftlich unter der oben genannten Anschrift oder telefonisch unter +48 600 474 958 kontaktieren.
2. Rekrutierungsmodell
Deventon erbringt Dienstleistungen im Bereich der Arbeitsvermittlung. Potenzieller Arbeitgeber kann entweder ein Unternehmen sein, das den Bewerber unmittelbar beschäftigt, oder eine Zeitarbeitsagentur, die den Arbeitnehmer beschäftigt und ihn zur Arbeitsleistung bei einem Einsatzunternehmen überlässt.
Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung ist die Zeitarbeitsagentur der formale Arbeitgeber, während das Einsatzunternehmen das Unternehmen ist, für das und unter dessen Aufsicht und Leitung die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Die Zeitarbeitsagentur und das Einsatzunternehmen können an der Bewertung der Bewerbung und der Organisation weiterer Phasen des Rekrutierungsverfahrens beteiligt sein.
Nach Erhalt der Daten handeln die ausländische Zeitarbeitsagentur und das Einsatzunternehmen grundsätzlich als eigenständige Verantwortliche für die Datenverarbeitung, soweit sie die Zwecke und Mittel der Verarbeitung jeweils selbst bestimmen. Sie sind verpflichtet, dem Bewerber eigene Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verfügung zu stellen.
Wenn die Zeitarbeitsagentur den Arbeitnehmer nach seiner Einstellung einem anderen Einsatzunternehmen oder einem anderen Projekt zuweist, erfolgt die weitere Verarbeitung und Weitergabe der Daten in der Verantwortung dieser Agentur und des jeweiligen Einsatzunternehmens.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Entgegennahme und Registrierung der Bewerbung, Kontaktaufnahme mit dem Bewerber sowie Prüfung seiner Qualifikationen, Berufserfahrung, Berechtigungen, Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit und Übereinstimmung mit den Anforderungen der ausgewählten Stelle;
- Vorstellung des Bewerbers bei einem potenziellen Arbeitgeber, einschließlich einer ausländischen Zeitarbeitsagentur, sowie – soweit erforderlich – bei einem Einsatzunternehmen;
- Organisation von Vorstellungsgesprächen sowie fachlichen oder sprachlichen Tests, Vorbereitung eines Beschäftigungsangebots und der für eine Arbeitsaufnahme im Ausland erforderlichen Unterlagen;
- Überprüfung von Qualifikationen, beruflichen Berechtigungen und der Berechtigung zur Arbeitsaufnahme im Beschäftigungsstaat;
- Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen, die Deventon als Arbeitsvermittlungsagentur obliegen;
- Gewährleistung der Sicherheit von Systemen und Kommunikation, Dokumentation des Bewerbungsprozesses, Bearbeitung von Beschwerden, Verhinderung von Missbrauch sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen;
- Durchführung zukünftiger Rekrutierungsverfahren – ausschließlich nach Einholung einer gesonderten, freiwilligen Einwilligung des Bewerbers.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im laufenden Rekrutierungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, d. h. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Wunsch des Bewerbers im Zusammenhang mit der Erbringung der Arbeitsvermittlungsleistung und dem Bestreben, einen Vertrag mit einem potenziellen Arbeitgeber abzuschließen. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere im Zusammenhang mit Verpflichtungen aus den Vorschriften über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlung, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, d. h. aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen, insbesondere an der Gewährleistung der Sicherheit, der Dokumentation des Verfahrens, der Bearbeitung von Beschwerden und dem Schutz vor Ansprüchen.
Die Verarbeitung von Daten für zukünftige Rekrutierungsverfahren erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, d. h. aufgrund einer gesonderten Einwilligung des Bewerbers. Die Verweigerung dieser Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Teilnahme am laufenden Rekrutierungsverfahren.
4. Umfang der verarbeiteten Daten
Deventon kann insbesondere folgende Daten verarbeiten: Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Geburtsdatum – sofern erforderlich, Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen, Berufserfahrung, bisherigem Beschäftigungsverlauf, Sprachkenntnissen, Berechtigungen und Zertifikaten, Führerschein – sofern für die jeweilige Stelle erforderlich, Verfügbarkeit, Vorstellungen hinsichtlich der Beschäftigung, Bereitschaft zur Relocation bzw. zum Umzug und Berechtigung zur Arbeitsaufnahme sowie Angaben, die während der Vorstellungsgespräche gemacht werden.
Bei der ersten Bewerbung verlangt Deventon keine Angabe der PESEL-Nummer, Bankkontonummer, des Familienstands, von Informationen über Kinder oder die Übersendung einer vollständigen Kopie eines Identitätsdokuments. Diese Daten können zu einem späteren Zeitpunkt nur dann erhoben werden, wenn dies zur Erfüllung einer konkreten gesetzlichen Verpflichtung, zur Erstellung der erforderlichen Unterlagen oder zum Abschluss eines Vertrags erforderlich ist.
Bitte nehmen Sie in Bewerbungsunterlagen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten auf, insbesondere keine Angaben zum Gesundheitszustand, zu einer Behinderung, zur rassischen oder ethnischen Herkunft, zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit, zu genetischen oder biometrischen Daten, zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung, sofern diese Angaben für das konkrete Verfahren nicht objektiv erforderlich sind. Solche Daten werden nur dann aktiv verarbeitet, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder eine gesetzliche Verpflichtung.
Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten werden nur verarbeitet, soweit dies nach dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht eines Mitgliedstaates zulässig ist. Der Bewerber sollte solche Informationen nicht übermitteln, sofern Deventon nicht darüber informiert hat, dass sie für die betreffende Stelle erforderlich sind.
5. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können ausschließlich im erforderlichen Umfang folgenden Empfängern offengelegt oder zur Verarbeitung überlassen werden:
- von Deventon zur Durchführung von Rekrutierungsverfahren und zur Betreuung von Bewerbern autorisierten Personen;
- Anbietern von Hosting-, E-Mail-, ATS-, CRM-, HR- und IT-Dienstleistungen sowie Unternehmen, die Rechts-, Prüfungs- oder Informationssicherheitsdienstleistungen erbringen;
- potenziellen Arbeitgebern mit Sitz in Polen, der EU oder dem EWR, einschließlich ausländischer Zeitarbeitsagenturen;
- Einsatzunternehmen, für die der Bewerber möglicherweise arbeiten wird, sofern die Übermittlung der Daten zur Beurteilung der Bewerbung für eine konkrete Stelle, ein konkretes Projekt oder einen konkreten Überlassungszeitraum erforderlich ist;
- öffentlichen Behörden und anderen Stellen, die aufgrund geltender Rechtsvorschriften zum Erhalt der Daten berechtigt sind.
Die Daten können dem Einsatzunternehmen entweder direkt durch Deventon oder über eine ausländische Zeitarbeitsagentur übermittelt werden. Der Umfang der Daten wird auf die Informationen beschränkt, die zur Beurteilung der Bewerbung und zur Organisation des Rekrutierungsverfahrens erforderlich sind.
Deventon übermittelt eine Bewerbung nicht an eine unbegrenzte oder nicht näher bestimmte Anzahl von Unternehmen. Jede Weiterleitung einer Bewerbung sollte sich auf ein konkretes Stellenangebot, eine konkrete Position, ein konkretes Projekt oder einen konkreten Arbeitgeber beziehen, der den Qualifikationen und Präferenzen des Bewerbers entspricht.
6. Informationen über die Zeitarbeitsagentur und das Einsatzunternehmen
Wenn der Name der ausländischen Zeitarbeitsagentur oder des Einsatzunternehmens in der Stellenanzeige oder im Bewerbungsformular angegeben oder dem Bewerber während eines Gesprächs mitgeteilt wurde, können die Daten im Rahmen des angegebenen Rekrutierungsverfahrens an dieses Unternehmen übermittelt werden.
Wenn die Identität der Zeitarbeitsagentur oder des Einsatzunternehmens zuvor nicht offengelegt wurde, informiert Deventon den Bewerber vor der Übermittlung der Daten telefonisch mindestens über den Namen des Unternehmens, das Land seines Sitzes, die Position bzw. die Art des Projekts sowie die Rolle dieses Unternehmens im Rekrutierungsverfahren. Der Bewerber kann die Übermittlung seiner Daten an ein bestimmtes Unternehmen ablehnen, ohne dass dies seine Möglichkeit zur Teilnahme an anderen Rekrutierungsverfahren beeinträchtigt.
7. Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Die von dieser Informationspflicht erfassten Verfahren werden ausschließlich für Arbeitgeber und Einsatzunternehmen mit Sitz in Polen, der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum durchgeführt. Deventon übermittelt im Rahmen dieser Verfahren keine Bewerbungen an Arbeitgeber oder Einsatzunternehmen mit Sitz außerhalb des EWR.
Sollte die Nutzung eines bestimmten IT-Dienstleisters technisch eine Übermittlung von Daten außerhalb des EWR erforderlich machen, darf eine solche Übermittlung ausschließlich gemäß Kapitel V der DSGVO erfolgen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, von Standardvertragsklauseln oder eines anderen gesetzlich vorgesehenen Mechanismus.
8. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Daten im Zusammenhang mit dem laufenden Rekrutierungsverfahren werden für die Dauer des Verfahrens und grundsätzlich bis zu 24 Monate nach dessen Abschluss gespeichert, insbesondere zur Dokumentation des Rekrutierungsverlaufs, zur Bearbeitung von Beschwerden sowie zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
Wenn der Bewerber zur Arbeitsaufnahme vermittelt wird oder die erforderlichen Unterlagen abgeschlossen werden, werden die Daten für den Zeitraum gespeichert, der sich aus den geltenden gesetzlichen Vorschriften ergibt, sowie für die Dauer, die zur Durchführung und Abrechnung der Dienstleistungen und zum Schutz vor Ansprüchen erforderlich ist.
Daten, die für zukünftige Rekrutierungsverfahren verarbeitet werden, werden für 24 Monate ab Erteilung der Einwilligung oder bis zum vorherigen Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nach Widerruf der Einwilligung werden die Daten nicht mehr für zukünftige Rekrutierungsverfahren verwendet, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für ihre weitere Speicherung.
Im Falle eines Rechtsstreits können die Daten bis zur rechtskräftigen Beendigung des Verfahrens und bis zur Umsetzung der daraus resultierenden Entscheidung gespeichert werden.
9. Freiwilligkeit der Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig. Werden jedoch Daten, die für die Beurteilung der Bewerbung, die Kontaktaufnahme oder die Erstellung erforderlicher Unterlagen notwendig sind, nicht bereitgestellt, kann dies die Teilnahme am jeweiligen Rekrutierungsverfahren unmöglich machen.
Die Einwilligung zur Teilnahme an zukünftigen Rekrutierungsverfahren ist vollständig freiwillig. Die Nichterteilung oder der spätere Widerruf der Einwilligung hat keine nachteiligen Auswirkungen auf das laufende Rekrutierungsverfahren.
10. Rechte des Bewerbers
Der Bewerber hat das Recht auf: Auskunft über seine personenbezogenen Daten und Erhalt einer Kopie dieser Daten, Berichtigung der Daten, Löschung der Daten – in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit – sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie jederzeitiger Widerruf der Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.
Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist. Das Recht auf Löschung umfasst keine Daten, die Deventon aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung weiterhin verarbeiten muss oder die zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind.
Zur Ausübung der Rechte wenden Sie sich bitte an Deventon unter rodo@deventon.pl.
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Wenn der Bewerber der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, hat er das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) einzureichen.
12. Automatisierte Entscheidungsfindung
Deventon trifft gegenüber Bewerbern keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, ausschließlich auf automatisiertem Wege. IT-Systeme können zur Unterstützung bei der Sortierung und Zuordnung von Bewerbungen eingesetzt werden. Die endgültige Bewertung der Bewerbung und die Entscheidung über deren Weiterleitung werden jedoch von einer Person getroffen oder von einer Person bestätigt.